Gestión de contenidos en Google Drive

Los elementos disponibles en Google Drive se muestran en un listado donde vemos un icono representativo de su tipo, su nombre, y dos columnas con datos:  Su propietario (Recordemos que podemos estar viendo elementos compartidos por otros usuarios) y en una última columna la fecha de su última modificación. 

Con todos estos elementos podremos realizar varias acciones  en general: • Ordenación y selección de criterio en las dos últimas columnas: Pulsando en el botón PROPIETARIO o en el botón ÚLTIMA MODIFICACIÓN, se ordenará por ese criterio, pero si pulsamos en la lista desplegable asociada a las dos últimas columnas se puede cambiar el criterio de ordenación, esto también se puede realizar desde el botón Ordenar.  

    

Podremos ordenarlo por propietario, ultima modificación mía, últimos abiertos por mí, y por espacio utilizado.

• Cambiar a lista, cambiar a cuadricula: Pulsando en estos botones cambiaremos la vista de los elementos a lista o cuadricula según nos convenga.  

Y en particular podemos seleccionar uno, varios o todos los elementos marcando las casillas que preceden a cada uno, y realizar sobre los elegidos varias acciones:

• Compartir: Pulsando en el botón:  

Se pueden compartir todo tipo de elementos, y vemos la siguiente ventana:

Podemos seleccionar la dirección del documento a compartir y distribuirla vía Gmail, Facebok, Twitter o Google+. Y seleccionaremos quién tiene acceso al elemento pulsando en Cambiar:    

Se puede compartir un elemento de manera pública, con lo que aparecerá en el buscador de Google, a cualquier persona que reciba el enlace, de estas dos maneras se puede acceder al documento sin iniciar sesión en Google.

Si lo compartimos de manera privada solo se podrá consultar el elemento autenticándose en Google y solo podrán verlos aquellas personas que hayan sido invitadas a través de su correo electrónico de Google. Estas invitaciones podemos realizarlas desde el cuadro de texto de la ventana Configuración para compartir:   

Una vez que hayamos añadido correos electrónicos de las personas que queramos invitar a acceder al documento hay que seleccionar que tipo de acceso va a tener dicha persona:

   

Los permisos serán de edición, de comentario y de acceso para simplemente ver el elemento.

Antes de guardar la configuración de compartición debemos seleccionar si queremos mandar una notificación vía email a las personar con las que hemos compartido el documento. Si no lo hacemos estas personas no serán conscientes de dicha compartición hasta que vean el elemento cuando entren en su Google Drive, 

  

y esto puede no ser evidente si la estructura de carpetas del espacio Google Drive es complejo, o si es que hay muchos archivos en dicho espacio. Así que es conveniente realizar la notificación vía email.  

Una vez realizada la compartición si volvemos a elegir la opción de compartir este elemento veremos un listado como el siguiente:  

Desde el que podemos cambiar el tipo de acceso general al documento, y en particular a cada uno de los personas que hayamos invitado previamente. E incluso eliminar dicha compartición pulsando el botón X:  

• Eliminar: Haciendo uso de este botón eliminamos cualquier elemento seleccionado.  

• Mover a: Los elementos seleccionados se moverán a la carpeta especificada con este botón:

• Vista previa: En elementos que no son carpetas muestra una ventana emergente de previsualización de contenido. Desde esta ventana no se puede modificar el contenido.  

• Más: En esta botón se nos abren más opciones, de las que solo veremos algunas, y otras ya las hemos visto:

• Abrir: Es lo mismo que pulsar encima de cada elemento, si es un archivo o documento lo abre, si es una carpeta entra en ella.

• Añadir estrella: Es lo mismo que pulsar sobre el icono estrella:

 
Que aparece delante de cada elemento, si esta activado veremos ese elemento en la sección Destacados.
• Detalles: Nos muestra una posible vista previa del documento y toda la información asociada a él de una sola vez, así como acceso a la edición de varias propiedades del elemento:  

• No mostrar en la lista de actividad: Si lo activamos el elemento seleccionado no aparecerá en la sección Actividad. Esto es útil si por alguna causa no queremos que esa información se muestre en Actividad.  

• Cambiar nombre: Cambia el nombre del elemento.  

• Marcar como no visualizado: Si lo activamos el nombre del elemento aparece en negrita en la lista de elementos destacado sobre los demás. 

• Crear una copia: Crea una copia idéntica al elemento pero con otro nombre. Esto es muy útil a la hora de replicar formularios.  

• Descargar: Permite descargarse el elemento